Przeprowadzka biura w weekend – porady firmy przeprowadzkowej

Przeprowadzka biura to ogromne wyzwanie, które wymaga dobrego planowania i organizacji, bez których trudno byłoby uniknąć przestojów w działalności. Sprawdź, jak przygotować się do przeprowadzki w weekend, by sprawnie przeprowadzić całą operację i płynnie przejść do nowej lokalizacji.

Dlaczego warto przeprowadzać biuro w weekend?

Wybór terminu przeprowadzki biura na weekend jest rozwiązaniem, dzięki któremu najmniej zostanie zaburzona ciągłość pracy firmy. Pozwoli to zachować ciągłość obsługi klienta i realizacji zadań przez każdego z pracowników. Dzięki temu zminimalizowany zostanie spadek przychodów i firma bez strat będzie mogła dalej funkcjonować już w nowej lokalizacji.

Przeprowadzka biura w weekend będzie najprawdopodobniej znacznie szybsza niż w zwyczajny dzień roboczy. W tym okresie ruch na drogach jest dużo mniejszy i łatwiej znaleźć miejsca parkingowe, więc cała logistyka związana z przeprowadzką biura do nowej lokalizacji może odbyć się znacznie sprawniej. 

Jak zorganizować przeprowadzkę biura krok po kroku?

Szybka przeprowadzka biura w weekend jest możliwa tylko wtedy, gdy cały proces zostanie odpowiednio zaplanowany. Nie może to być więc decyzja z dnia na dzień, lecz przygotowanie do jego realizacji musi zostać rozpoczęte 2-3 tygodnie wcześniej.

Kluczowe dla powodzenia całej akcji jest wyznaczenie osoby lub osób odpowiedzialnych za organizację przeprowadzki. To jej zadaniem będzie rozdzielenie zadań, a następnie ich koordynacja, żeby wszystkie aspekty przeprowadzki, zarówno te związane z wyborem ekipy przeprowadzkowej, jak i pakowaniem sprzętu, dokumentów i pozostałego wyposażenie biura przebiegły bez zbędnej zwłoki.

Dobrze jest znaleźć firmę doświadczoną w przeprowadzkach biur, gdyż jej pracownicy umieją odpowiednio zabezpieczać delikatne sprzęty biurowe oraz znają procedury związane m.in. z przewożeniem dokumentów zawierających dane osobowe lub dokumentów poufnych.

Przeprowadzka biura – przygotowanie do dnia przeprowadzki 

Przed przeprowadzką biura warto zrobić szczegółową inwentaryzację wyposażenia oraz wybrać te meble i sprzęty, które będą przewiezione w nowe miejsce. Należy również zaplanować układ w nowym miejscu biurowym oraz zaplanować zakup nowego wyposażenia biurowego.

Jeśli układ biurek i mebli ma pozostać podobny jak w aktualnej lokalizacji, to dobrze jest zrobić dokumentację fotograficzną i przekazać ją ekipie przeprowadzkowej. Znacząco ułatwi to ustawienie mebli w odpowiednich miejscach i przyspieszy cały proces przeprowadzki. 

Dobrym pomysłem jest również zastosowanie kolorowych oznaczeń na meblach i pudłach z tego samego pomieszczenia. Można więc oznaczyć czerwonymi naklejkami meble z biura project managerów, a zielonymi z działu księgowości. Dzięki temu łatwiej będzie posortować je przy wnoszeniu i unikniemy zamieszania w trakcie rozpakowywania.

Przed przeprowadzką warto zadbać również o wszelkie sprawy formalne. Klienci z wyprzedzeniem powinni otrzymać informacje o nowej lokalizacji biura. Koniecznie należy również zaktualizować adres w dokumentach firmowych oraz stopkach maili wysyłanych z adresów firmowych.

Przeprowadzka biura w weekend – największe wyzwania 

Planując przeprowadzkę biura w weekend warto wcześniej przeprowadzić selekcję całego dobytku. Część niepotrzebnych rzeczy można zutylizować przed przeprowadzką zamiast przenosić je do nowej lokalizacji. Dzięki temu w nowym miejscu będzie można od razu rozpocząć pracę, ale również obniży się koszt przeprowadzki, gdyż będzie mniej pudeł do zapakowania.

Dużym wyzwaniem dla pracowników biurowych jest z pewnością pakowanie wszystkich elementów wyposażenia. Jeśli chcesz, by przeprowadzka w jak najmniejszym stopniu wpłynęła na pracę biura, to pakowanie lepiej jest zlecić firmie przeprowadzkowej. Osoby z doświadczeniem w pakowaniu zrobią to w dodatku lepiej i szybciej niż pracownicy biurowi, więc korzyść będzie podwójna.

Warto też pamiętać, że do sprawnego rozpoczęcia pracy w poniedziałek po weekendzie przeprowadzkowym potrzebne będą nie tylko meble i dokumenty, ale również odpowiednio połączone i skonfigurowane sprzęty biurowe. Dobrze byłoby zatem zadbać o to, by na koniec przeprowadzki lub w poniedziałek przed rozpoczęciem pracy, pojawiły się osoby odpowiedzialne w firmie za komputery, drukarki i routery. Dzięki temu przychodzący w poniedziałek pracownicy biurowi będą mogli od razu zabrać się do pracy.