Rozwój firmy zwykle wiąże się ze zwiększeniem potrzeb lokalowych. Nic zatem dziwnego, że konieczna jest przeprowadzka biura do nowej lokalizacji, która będzie do nich dopasowana. Skutkiem przeprowadzki jest zmiana adresu firmy, co wymaga wypełnienia pewnych formalności. Sprawdźmy zatem, o czym musisz pamiętać, gdy zmienią się dane adresowe Twojej firmy.
Zmiana adresu firmy – gdzie zgłaszać?
Sposób zgłaszania zmian adresu firmy zależy od tego, w jakiej formie jest ona prowadzona. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej lub działalności gospodarczej w formie spółki cywilnej, wystarczy zgłoszenie zmiany adresu w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Można to zrobić online, wykorzystując profil zaufany i ePuap.
W przypadku spółek prawa handlowego, zmiana miejsca prowadzenia działalności gospodarczej nie zawsze wiąże się z koniecznością zmiany siedziby firmy. Jeśli adres wykonywania działalności gospodarczej znajduje się w tej samej miejscowości co siedziba spółki, to zmiana adresu nie jest równoznaczna z koniecznością zmiany siedziby firmy.
W innych przypadkach, gdy zmiana adresu wymaga również zmiany siedziby firmy, to konieczne jest podjęcie stosownej uchwały. Jeśli umowa spółki była zawierana w formie aktu notarialnego, to notariusz musi przygotować protokół ze spotkania wspólników przyjmujących uchwałę. Jeśli umowa była zawierana w zwykłej formie pisemnej, to wystarczy, że uchwała również zostanie zawarta w taki sposób. Następnym krokiem będzie zgłoszenie zmiany w KRS, co odbywa się poprzez złożenie stosownego wniosku i dołączenie do niego uchwały o zmianie siedziby spółki.
Zmiana adresu firmy a urząd skarbowy
Zmiana miejsca prowadzenia działalności często wiąże się również ze zmianą urzędu skarbowego, choć nie zawsze tak jest. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej urząd skarbowy jest związany z miejscem zamieszkania prowadzącego, a nie z miejscem prowadzenia działalności czyli adresu firmy. Jeśli więc nie przeprowadzasz się pod nowy adres, to właściwy urząd skarbowy pozostaje bez zmian.
W przypadku spółek sprawa wygląda inaczej i zmiana siedziby firmy może skutkować zmianą właściwego urzędu skarbowego. Warto o tym pamiętać i w razie zmiany złożyć stosowny dokument informujący US o zmianie siedziby firmy i związanej z tym zmianie urzędu skarbowego.
Kogo jeszcze informować o zmianie adresu firmy?
Przeprowadzka do nowego biura i zmiana adresu to nie tylko wypełnienie formalności wymaganych prawem, ale również wprowadzenie zmian w innych miejscach. Kluczowe będzie wprowadzenie zmian na wizytówce w Google Maps (jeśli firma ją posiada), a także na stronie internetowej oraz na profilach w mediach społecznościowych.
Niezbędne jest również wprowadzenie zmian w materiałach promocyjno-reklamowych. Mamy tu na myśli wszelkie ulotki, katalogi, papier firmowy i inne materiały drukowane, w których zmiany powinny być wprowadzone przed zamówieniem kolejnego dodruku. Warto też pamiętać by zmienić również drogowskazy, banery reklamowe itp., kierujące do Twojej firmy, by nie wprowadzać klientów w błąd.
Bez wątpienia należy również poinformować klientów i kontrahentów, z którymi stale współpracujesz, by bez trudu trafiali w nowe miejsca prowadzenia działalności. Dobrze jest też pod starym adresem podać nowy adres, by nikt nie poczuł się zagubiony.
O czym jeszcze pamiętać przy zmianie miejsca wykonywania działalności gospodarczej?
Przez pewien czas po zmianie adresu warto upewniać się, że klient, z którym umawiasz się na spotkanie wie o nowym miejscu prowadzenia działalności. Dobrze jest również sprawdzać otrzymywane dokumenty, a przede wszystkim faktury i umowy, bo nie zawsze informacja o zmianach adresowych dochodzi do działu, który się nimi zajmuje.
